檔案管理制度
為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，制定本制度。
歸檔范圍
1、上級(jí)文件、會(huì)議紀(jì)要、通知、任命、考核等文件資料。
2、下屬企業(yè)請示、報(bào)告及其批復(fù)，重要往來文件資料。
3、本公司對上請示、報(bào)告及其上級(jí)批示、批復(fù)，對外的正式文件及其與有關(guān)單位的重要來往文書。
4、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會(huì)議記錄、電話記錄、收發(fā)文登記薄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。
5、本公司與有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書及其相應(yīng)文書、附件及內(nèi)部審批流程等文件材料。
6、本公司職工簡歷、勞動(dòng)、工資、福利等勞動(dòng)人事方面的文件材料。
7、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
8、重要的會(huì)議材料、表決材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。
9、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案資料。
10、各類招投標(biāo)文件、材料、中標(biāo)通知及其履行合同。
11、公司土地、房屋產(chǎn)權(quán)證件。
12、公司營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等相關(guān)經(jīng)營證照。
13、其他應(yīng)作為檔案保管的文件資料。
檔案管理
1、公司指定專人負(fù)責(zé)檔案文件材料的管理。檔案文件材料由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)收集，交黨政辦公室編號(hào)集中歸檔。
2、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的，在工作中形成的檔案文件材料，由主辦部門或人員收集，交黨政辦公室集中歸檔備案。
3、年度終了，由黨政辦公室負(fù)責(zé)聘請檔案專業(yè)人員分門別類裝訂檔案。裝訂完成后交檔案管理人員編號(hào)歸檔。
4、公司檔案只有公司內(nèi)部人員方可以借閱，并做好借閱專項(xiàng)登記，借還均須借閱者簽名。其中機(jī)密文件必須經(jīng)總經(jīng)理或以及董事長同意后方可借閱。
5、借閱者不準(zhǔn)拆卷及抽、換卷內(nèi)文件、資料或剪貼涂改其字句，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號(hào)，不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。
6、借閱人員必須愛護(hù)和妥善保管檔案，并對檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容。
7、借閱者不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借檔案，用畢應(yīng)及按時(shí)歸還，如需延長借閱時(shí)間，必須告知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。
8、對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，如發(fā)現(xiàn)損壞或遺失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報(bào)告，報(bào)總經(jīng)理處理。情節(jié)嚴(yán)重者，追究借閱者責(zé)任。
檔案保管要求
1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。
2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別訂在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。
4、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并形成系列。
5、公司重要經(jīng)濟(jì)存檔文件，必須制作2份以上的原件，由黨政辦公室和相關(guān)部門同時(shí)歸檔保存，如需借閱只能由保管專人進(jìn)行復(fù)印借閱。
